あふれるプリントは「Evernote」管理が超便利！推しポイントはここ！

デジタル化に使うもの

Evernoteは、文字情報や写真・画像ファイルなどを保存・閲覧できます。アプリは、PlayストアやApp storeで無料ダウンロードできます。

Evernoteで書類はどんな風に保存される？

このアプリを使って書類の写真を撮ると、そのままの画像データではなく、きれいに補正されて保存されます。書類の範囲が認識されて、ゆがみが四角く正され、背景も白くなります。

保存したものは「ノート」と呼ばれ、複数のノートは「ノートブック」として、複数の「ノートブック」は、「スタック」としてまとめることができます。

「ノート」がファイル、「ノートブック」がフォルダーのようなものです。「スタック」や「ノートブック」の名前に絵文字を入れたり、名前の上部に数字や記号など入れて表示順を操作したり…、工夫すればさらに使いやすくなりますよ。

操作手順は直感でわかるものがほとんどですが、公式サイトでは詳しい使い方が紹介されています。

メリット4つ

【メリット1】省スペース

デジタル化した後は、元の紙は不要になり、紙で残すのは提出用資料など一部に限られるため、収納スペースがすっきり。

【メリット2】検索性

これがEvernote管理の大きな魅力で、例えば「保育参観」についてどの紙に書かれていたのか、すぐに探せるのです。

学校の書類は、何がどこに書かれているかわかりづらいものも多いですよね。

検索結果では、該当ノートがわかるだけ（文字列の詳細な場所までは分からない）なので、1資料1ノートにしておく方が良さそう。認識されない場合もあるので、絶対検索しそうなキーワードは、タイトルかタグ、本文で設定しておくと良いですよ。

【メリット3】携帯

スマホアプリで見られるので、外出先でも内容が確認できます。「遠足の持ち物は何だったっけ？」のような詳細確認、緊急連絡網が回ってきて次の人の情報が必要なとき、名前を覚えるためにクラス名簿をまめに見る、などに便利です。

【メリット4】共有

共有設定ができるため、簡単に書類を共有できます。パパも絡む行事情報など「見ておいて」と言えばすむので楽です。作ったノートを共有相手にも共同編集させたい場合は、有料版へのアップグレードが必要です。

デジタル化の手順

1. 書類を持ち帰ったら、まずはEvernoteで画像撮影し、保存（必要に応じて、「要提出」や「保存版」のような「タグ」を付けると便利）
2. 保管用書類はファイリングし、それ以外は捨てる。その際、月の保育予定など頻繁に見るものは、捨てずに壁などに貼っておき、月が替わるタイミングで前月分を捨てて翌月分に差し替える
   

   

3. 年度が終わったら、不要になったノートブックを削除、または名前の頭を「999_」などに変えて（最後尾に表示される）、新年度分のノートブックを新たに作る

私の紙のファイリング方法は、「【セリア×カインズ】書類整理が楽！投げ込み収納にぴったりのアイテム」で紹介しています。

さらに便利な使い方

ノートに「リマインダー」機能を付ける、記入済みの書類をバックアップとして保存するなど…、便利な使い方はいろいろ。

1. 「- タスク」や「- 提出書類」でノートブックを作り、リマインダーを付けたノートに記入前の書類を入れておき、隙間時間に見て記入内容を考えておく
2. 記入提出が済んだら、提出内容のバックアップとして、記入済状態の書類をノート末尾に追加で入れて、「実行済み」にする